Recogida automática de documentación para gestorías, asesorías y despachos. Facturas, tickets, nóminas y extractos se leen, se asignan a su cliente y trimestre y se guardan en tu carpeta o listos para tu programa contable. A quien no ha enviado, se le reclama solo. Tú solo revisas lo dudoso.
Para gestorías, asesorías y despachos de abogados. Tu cliente no instala nada y tú no cambias de programa.
Libro registro de entrada
14 oct 2026
| Nº | Cliente y documento | Destino | Estado |
|---|---|---|---|
| 0152 | Reformas Ibáñez · Extracto de septiembre | 2.º aviso enviado | Reclamado |
| 0151 | Pedro Alcalá (autónomo) · Foto borrosa de ticket | Cola de revisión | A revisión |
| 0150 | Clínica Dental Soria · Nómina de octubre | 4T/Nóminas | Archivado |
| 0149 | Talleres Méndez · Factura recibida | 4T/Recibidas | Archivado |
| 0148 | Frutería Loli SL · Ticket de gasolina | 4T/Gastos | Archivado |
Demostración con datos ficticios.
Nº 002
En una gestoría de cinco personas se van unas diez horas a la semana en pedir, recibir y ordenar documentos. Es trabajo que no se factura.
5 a 15 h por semana
«Me falta la factura de X», por email y WhatsApp, sobre todo las semanas antes del cierre.
3 a 10 h por semana
Fotos de tickets, PDFs sueltos y papel en mano. Alguien descarga, renombra y archiva uno a uno.
Estrés y rotación
Enero, abril, julio y octubre: horas extra, clientes que envían tarde y errores con prisa.
Plazos en riesgo
Qué clientes han enviado y cuáles no vive en la cabeza de una persona. «Eso lo sabe María.»
Nº 003
El cambio es interno. Tus clientes siguen mandando las cosas igual; lo que cambia es que en el despacho ya nadie descarga, renombra ni persigue.
Facturas, tickets, nóminas y extractos por WhatsApp al número del despacho, a un buzón de email propio o por un enlace web sin contraseñas. No instala nada ni aprende nada nuevo.
Detecta de qué cliente es, qué documento es (factura emitida o recibida, ticket, nómina, extracto), emisor, NIF, fecha, base, IVA, total y trimestre. Cada lectura lleva su nivel de confianza.
En tu estructura cliente, año, trimestre y tipo, en tu NAS, Google Drive, OneDrive, SharePoint o servidor. O listo para importar en a3, Sage, Holded o Contasol.
Antes de cada cierre, recordatorios por WhatsApp o email con el tono y la frecuencia que decidas: primer aviso, segundo aviso y, si hace falta, aviso al técnico que lleva al cliente.
Un panel con qué clientes han enviado, qué falta y qué documentos necesitan tu mirada porque la lectura no es segura. Nada se archiva a ciegas.
Ficha de registro
Nº 2026/0148
Datos ficticios de ejemplo.
Nº 004
Pon tus números. El cálculo usa 46 semanas de trabajo al año y el precio de lista, sin la oferta de fundadores.
Nº 005
El mismo motor, pensado por expediente en lugar de por trimestre. Tus clientes mandan lo que falta cuando se les pide y, desde el portal del cliente, ven en qué punto está su asunto sin llamar.
Recogida de documentación por expediente
Se acabó el «me falta el DNI de tu mujer».
Lista de documentos por tipo de procedimiento, con avisos automáticos al cliente
Los expedientes llegan completos antes.
Portal donde el cliente ve el estado de su asunto
Menos llamadas a secretaría.
Clasificación y archivo automático por expediente
Todo se encuentra en segundos.
Digitalización del archivo en papel (opcional)
Fuera cajas.
Mismos planes y precios. Para abogados, el portal de cliente va incluido desde el plan Despacho, porque es lo que más llamadas quita.
Portal de cliente
Exp. 2026/087
Despido de Lucía Ortega
Próximo paso: acto de conciliación el 4 de noviembre. Te avisaremos dos días antes.
Nº 006
Una implantación configurada para tu despacho y una cuota mensual que lo mantiene funcionando. Todos los precios son sin IVA.
| Concepto | Esencial 3 a 6 personas, hasta 250 clientes | Despacho 6 a 15 personas, hasta 700 clientes | Integral Más de 15 personas o necesidades especiales |
|---|---|---|---|
| Implantación | 2.900 € Fundadores: 1.900 € | 4.900 € Fundadores: 3.900 € | desde 7.900 € Fundadores: desde 6.900 € |
| Mantenimiento | 175 €/mes | 290 €/mes | desde 420 €/mes |
| Pago anual (-10 %) | 1.890 €/año | 3.132 €/año | desde 4.536 €/año |
| Documentos al trimestre | 4.500 | 12.000 | A medida |
| Plazo de entrega | 2-3 semanas | 4-5 semanas | 6-8 semanas |
| Canales de entrada | WhatsApp y email | WhatsApp, email y enlace web | Todos, más canales a medida |
| Clasificación con IA | Sí | Sí | Sí, con tipos de documento propios |
| Archivo en carpetas | Un destino | Varios destinos | Incluye servidor o NAS propio |
| Recordatorios automáticos | Plantillas estándar | Personalizados, con escalado | Personalizados, con escalado |
| Panel del despacho | Sí | Sí, con métricas | Sí, con informes a medida |
| Export contable | CSV o Excel | Formato de tu programa | Integración directa por API donde exista |
| Portal de cliente | No | Básico (incluido para abogados) | Completo, con estado de trámites |
| Formación | 1 sesión | 2 sesiones | A medida |
3 a 6 personas, hasta 250 clientes
2.900 €
+ 175 €/mes
o 1.890 €/año en pago anual (-10 %)
Fundadores: 1.900 € de implantación
6 a 15 personas, hasta 700 clientes
4.900 €
+ 290 €/mes
o 3.132 €/año en pago anual (-10 %)
Fundadores: 3.900 € de implantación
Más de 15 personas o necesidades especiales
desde 7.900 €
+ desde 420 €/mes
o desde 4.536 €/año en pago anual (-10 %)
Fundadores: desde 6.900 € de implantación
Solo para los 5 primeros despachos que firmen.
A cambio, cuando haya resultados, nos dejas contarlo como caso de éxito con el nombre del despacho.
Regla sencilla: si se resuelve cambiando una opción o un texto en tu panel, va en la cuota. Si hay que programar algo nuevo, se presupuesta por escrito antes de empezar.
Una hora con tu despacho: medimos cuántas horas se os van, cómo os llega hoy la documentación y qué plan encaja. Sales con una propuesta cerrada de una página y el ahorro calculado con tus números.
Gratis para los 5 primeros despachos. Después cuesta 190 €, que se descuentan de la implantación si firmas en 30 días.
Reservar diagnóstico| Portal de cliente completo, con estado de trámites e histórico | 1.500 a 2.500 € + 50 €/mes |
|---|---|
| Integración directa con tu programa contable por API | 1.000 a 3.000 € según programa |
| Conciliación bancaria automática a partir de extractos | 1.500 a 3.000 € |
| Calendario fiscal con avisos a tus clientes (303, 130, 111…) | 800 a 1.200 € |
| Digitalización del archivo histórico en papel | 30 a 60 €/h o precio cerrado |
Lo que se sale del producto base se presupuesta aparte y por escrito, nunca se cuela en el plan.
Nº 007
Manejas información sensible de cientos de clientes. Esto va por escrito y firmado, no en una letra pequeña.
Nº 008
No tienen que cambiar nada. Siguen mandando por WhatsApp o por email, como ahora. El cambio es solo dentro del despacho.
No lo sustituimos, lo alimentamos. Los documentos llegan ordenados y en el formato que importa tu programa: a3, Sage, Holded, Contasol u otro. Donde hay API, la integración es directa.
Todo lo que no tiene claro va a una cola de revisión en tu panel; nunca archiva a ciegas. Además, si a los 60 días no procesa bien al menos el 85 % de los documentos sin intervención, lo ajustamos sin coste hasta conseguirlo.
Servidores en la UE, contrato de encargado del tratamiento firmado, cifrado, registro de accesos y la opción de alojarlo en tu propio servidor. El proveedor de IA no guarda ni aprende con tus datos.
Compáralo con lo que ya pagas: una licencia de a3 para asesorías cuesta alrededor de 160 € al mes y un administrativo le cuesta al despacho unos 2.000 € al mes. El mantenimiento va de 175 a 290 € al mes. Y hazlo con tus números en la calculadora de esta página: horas a la semana por coste hora frente a lo que cuesta el primer año. En una gestoría de cinco personas con diez horas semanales perdidas, la implantación se paga en unos cinco meses.
Entre 2 y 3 semanas el plan Esencial, 4 o 5 el Despacho y de 6 a 8 el Integral. Incluye la configuración con tus clientes, carpetas y plantillas, y la formación del equipo.
Expediente Ya es un servicio de ASD Solutions SL, estudio de software de Madrid. El soporte lo da directamente quien ha construido el sistema, sin centralitas.
Cada documento se lee y se extraen tipo, emisor, NIF, fecha, base, IVA y total. Se entregan en el CSV o Excel que importa tu programa, y donde el programa tiene API se puede conectar directamente como ampliación. No sustituimos tu programa contable ni presentamos impuestos.
El sistema sabe quién ha enviado y quién no. A los que faltan les manda recordatorios por WhatsApp o email con lo que les falta, y en el plan Despacho el aviso sube de tono si siguen sin enviar. Tú ves en el panel quién está pendiente sin preguntar a nadie.
No instalan nada. Escriben a un número de WhatsApp Business del despacho, como escriben hoy, y mandan la foto del ticket o el PDF. Cada documento se asigna a su cliente y trimestre. Si la foto no se lee bien, va a revisión o se le pide otra al cliente.
El OCR es una parte. Un OCR lee la factura que ya tienes; Expediente Ya además la recoge del WhatsApp o del email, la archiva en la carpeta de su cliente y trimestre, la prepara para tu programa y reclama las que faltan.
Sí. En lugar de por trimestre, se organiza por expediente: una lista de documentos por tipo de procedimiento, avisos al cliente con lo que falta y un portal donde ve el estado de su asunto. Para abogados, el portal de cliente va incluido desde el plan Despacho.
Normal. Para eso está el diagnóstico: en una hora te decimos cuántas horas perdéis y te damos la propuesta cerrada. Es gratis para los cinco primeros despachos; después cuesta 190 €, que se descuentan si firmas en 30 días.
Nº 009
En 15 minutos te enseñamos un ticket entrando por WhatsApp y acabando archivado en su carpeta. Sin compromiso y sin presentación comercial.
¿Prefieres hablar ya?
O déjanos tus datos y te escribimos en menos de 2 horas en horario laboral, sin comerciales de por medio.
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